Bu gelişmeler doğal olarak şirketlerin fatura oluşturma, fatura yollama / alma ve raporlama süreçlerine de yansıdı. Dijital dönüşümün bize armağan ettiği verimli sistemlerden biri olan e-Arşiv Fatura, pek çok şirket için zorunluk olarak kabul edilir.
Söz konusu sistem, kendisinden yararlanan şirketlere sayısız avantajlar sunmaktadır. e-Arşiv sisteminden aktif biçimde yararlanan firmalar, sisteme henüz girmemiş olan şirketlere ve hatta doğrudan son kullanıcılara dijital olarak hazırladıkları bu faturaları atabilecektir. Ayrıca hazırlanan faturalar her ne kadar dijital bir niteliğe sahip olsa da hukuki anlamda tıpkı geleneksel faturalar gibi değer görür.
e-Arşiv Fatura Zorunluluğu
Günümüzde e-Arşiv Fatura zorunluluğuna dair koşullar zaman içerisinde değişiklik gösterebilmektedir. Bu nedenle şirketlerin mutlaka en güncel koşulları incelemeleri ve değerlendirmeleri gerekir. e-Arşiv Fatura konusunda koşullar ya da standartlar tamamen Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açıklanır. Buna göre hangi sektörlerin ya da hangi firmaların sisteme geçme yükümlülüğüne sahip olduğunu GİB saptamaktadır.
Vergi Usul Kanunu tebliğlerince kimi şirketler için e-Arşiv sistemine dahil olmak bir zorunluluktur. Son olarak ciro sınırı minimum 3 milyon TL olarak belirlenmiştir. Bu arada yasal zorunluluk sınırına dahil olmamasına rağmen bağımız iradeleriyle de şirketler e-Arşiv Fatura sisteminden yararlanmak isteyebilir. Bu süreçte işletmeler GİB e-Arşiv portalına başvuru yapmalıdır.
e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları
Bugün itibarıyla e-Arşiv Fatura kullanmanın orta ya da büyük ölçekli olan tüm firmalara sağladığı sayısız avantajlar söz konusudur. Bu ayrıcalıklardan bazılarını şu şekilde aktarmak mümkündür:
· Her şeyden önce bu durum fatura basım maliyetlerini doğrudan etkilemektedir.
· Çok daha hızlı ve pratik biçimde fatura oluşturabilirsiniz.
· Online olarak yollanmasından dolayı onay veya gönderim aşamaları saniyeler içerisinde tamamlanabilir. Öte yandan matbu faturaları, günler sonra kişiye ulaşabilmektedir.
· Kesildikten hemen sonra faturalar işletmenin nakit akışına dahil olabilmektedir.
· E-Arşiv Fatura ile beraber faturalara dair çok aha detaylı raporlama yapma olanağı doğar.
· Muhasebe departmanının var olan iş yükü görece hafiflemiş olur.
· Geleneksel sistemlerdeki faturaların ortadan kaybolması gibi riskler, online sistemde söz konusu bile olamaz.
